Zasady Ochrony Prywatności

Jako międzynarodowy dostawca usług w zakresie łańcucha dostaw oferujemy usługi transportowe, lotnicze i morskie oraz magazynowe. Aby świadczyć te usługi, przyjmujemy od naszych klientów zamówienia, które zawierają dane kontaktowe, szczegóły zamówienia, adresy dostawy lub załadunku.

Dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od Państwa jako klientów, pośrednio od firmy (naszego klienta), w której złożyli Państwo zamówienie na odbiór lub wysyłkę towarów, lub od innych podmiotów logistycznych, gdy otrzymujemy od nich zlecenia wysyłki.

Możemy udostępniać Państwa dane osobowe dostawcom, z którymi współpracujemy w celu realizacji zamówionych usług. Udostępniamy tylko niezbędne informacje i współpracujemy z dostawcami, którzy traktują Państwa dane osobowe z takim samym poszanowaniem jak my.

Ponadto, jako międzynarodowy dostawca usług w zakresie łańcucha dostaw, codziennie udostępniamy Państwa dane osobowe w ramach grupy Mainfreight, aby móc realizować zlecone usługi.

Przechowujemy Państwa dane przez jak najkrótszy możliwy czas. W miarę możliwości usuwamy dane użytkownika i ograniczamy do nich dostęp. Okres przechowywania danych w ramach różnych działań związanych z przetwarzaniem zależy od lokalnych przepisów prawa. 

Korzystamy z różnych narzędzi wewnętrznych i zewnętrznych w celu świadczenia żądanych usług. Współpracujemy wyłącznie z podmiotami zewnętrznymi, które stosują tak samo rygorystyczne zasady ochrony danych osobowych jak my, i zawarliśmy z nimi niezbędne umowy. 

Więcej informacji:

Korzystanie z konta Mainfreight
Jako nasi klienci mogą Państwo utworzyć konto w celu korzystania z platformy Mainchain (w tym Shipment Centre EU), internetowego portalu dla klientów oraz z Maintel: panelu kontrolnego przeznaczonego dla naszych klientów. Te wewnętrzne narzędzia są połączone z systemami (narzędziami), których używamy do realizacji zleconych usług. Aby utworzyć konto, prosimy o podanie imienia i nazwiska, nazwy firmy, miasta i kraju, w którym znajduje się siedziba firmy, adresu e-mail oraz numeru telefonu. Dane te są nam potrzebne do realizacji zapytań dotyczących szczegółowych informacji, wycen i przesyłek. Dane te są przechowywane w Nowej Zelandii.

Korzystanie z aplikacji na urządzenia mobilne
Jeśli korzystają Państwo z aplikacji mobilnej Mainfreight, mogą Państwo udostępnić nam (przybliżoną) lokalizację swojego urządzenia. Przetwarzamy te dane wyłącznie po uzyskaniu Państwa zgody w celu ustalenia i wyświetlenia najbliższego oddziału Mainfreight oraz danych kontaktowych, aby mogli Państwo szybko skontaktować się z nami dla własnej wygody. Dane te są przechowywane w Nowej Zelandii.

Procedury celne
Jeśli zostaniemy poproszeni o przeprowadzenie procedur celnych, musimy poinformować lokalne władze o przesyłkach. Przetwarzane będą wyłącznie dane osobowe, które są absolutnie niezbędne. W razie potrzeby skorzystamy z zewnętrznego narzędzia. Zawieramy z odpowiednimi podmiotami niezbędne umowy, aby zagwarantować odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Kiedy świadczymy usługi na rzecz firmy w ramach przedstawicielstwa bezpośredniego, przedstawiciel firmy przekazuje nam swoje imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer telefonu, adres e-mail oraz podpis. Mamy prawny obowiązek przetwarzania tych danych. Przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są absolutnie niezbędne, i tylko tak długo, jak to konieczne.

Faktury
Korzystamy głównie z fakturowania elektronicznego, co oznacza, że wysyłamy faktury w formie cyfrowej. W niektórych przypadkach wysyłamy również faktury pocztą tradycyjną. Dane dotyczące wysyłki, naszych klientów i faktur są przechowywane zgodnie z ustawowymi okresami przechowywania. W razie potrzeby korzystamy z zewnętrznego narzędzia. Zawieramy z tymi podmiotami niezbędne umowy, aby zagwarantować odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Ubezpieczenia
Mamy prawny i umowny obowiązek prowadzenia ewidencji zgłoszonych roszczeń. Korzystamy z zewnętrznego narzędzia, które zapewnia nadzór nad wszystkimi roszczeniami ubezpieczeniowymi i przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są absolutnie niezbędne. Zawarliśmy niezbędną umowę z właściwym podmiotem, aby zagwarantować odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Mainsale
Zespoły sprzedaży korzystają z wewnętrznego narzędzia do obsługi procesów sprzedażowych. Dane są przechowywane na serwerze Mainfreight w Nowej Zelandii. Dane osobowe, które przetwarzamy w ramach tych działań, to dane kontaktowe.

Artykuły promocyjne i towary firmy John Deere
Aby zapoznać się z oświadczeniem o ochronie prywatności dotyczącym produktów John Deere, w zakresie których współpracujemy z firmą John Deere, prosimy kliknąć tutaj. 

Narzędzia analityczne i reklamowe stron trzecich

Google Analytics i Meta
Witryny internetowe wykorzystują narzędzia analityczne stron trzecich (np. Google Analytics) do gromadzenia i przetwarzania danych dotyczących korzystania z naszych witryn internetowych, w tym informacji o tym, kiedy użytkownik odwiedza witryny internetowe, adresach URL innych witryn internetowych, które odwiedził przed wejściem na nasze witryny internetowe i czasie ich odwiedzin, oraz adresach IP przypisanych do urządzeń, z których użytkownik uzyskuje dostęp do Internetu. Nasi dostawcy usług analitycznych mogą ustawiać i odczytywać pliki cookie w celu gromadzenia tych danych, a przeglądarka internetowa użytkownika automatycznie wysyła dane zebrane przez te pliki cookie do naszych dostawców usług analitycznych. Nasi dostawcy usług wykorzystują te dane do tworzenia raportów, które wykorzystujemy do ulepszania naszych stron internetowych. Więcej informacji na temat sposobu wykorzystywania tych danych przez Google można znaleźć w zasadach prywatności Google oraz na stronie Google w sekcji poświęconej sposobowi wykorzystywania danych podczas korzystania ze stron lub aplikacji naszych partnerów. Aby zablokować zbieranie danych przez Google Analytics, należy postępować zgodnie z instrukcjami, aby pobrać i zainstalować wtyczkę blokującą Google Analytics dla każdej używanej przeglądarki. Użycie wtyczki blokującej Google Analytics nie oznacza, iż nie możemy skorzystać z innych narzędzi analitycznych i nie zapobiegnie wysyłaniu danych do samej strony internetowej lub do Google. 

Witryny internetowe mogą również korzystać z sieci reklamowych i powiązanych usług reklamowych zarządzanych i świadczonych przez zewnętrzne serwery reklamowe, agencje reklamowe, dostawców rozwiązań technologicznych i firmy badawcze, w tym Google Ads, usługi remarketingowe Google Analytics oraz usługi reklamowe świadczone przez Meta (czasami określane jako „piksel śledzący” Meta). Usługi te gromadzą informacje o Państwa wizytach i interakcjach ze stroną internetową oraz innymi stronami internetowymi podmiotów zewnętrznych i wykorzystują te informacje do kierowania reklam towarów i usług oraz wyświetlania tych reklam na innych stronach internetowych. Gromadzone informacje mogą być powiązane z Państwa danymi osobowymi. Sieci reklamowe często gromadzą dane o konsumentach, którzy oglądają reklamy, aby uzyskać informacje o ich zainteresowaniach i preferencjach, co umożliwia ich komputerom dostarczanie reklam bezpośrednio ukierunkowanych na konkretne zainteresowania konsumentów. 

Aby zrezygnować z reklam wyświetlanych przez Google, dostosować preferencje reklamowe lub ograniczyć gromadzenie lub wykorzystywanie tych informacji przez Google, należy przejść do ustawień wyświetlania reklam Google i postępować zgodnie z instrukcjami dotyczącymi rezygnacji z reklam spersonalizowanych. Rezygnacja nie wpłynie na korzystanie z usługi.

W przypadku niektórych usług reklamowych Meta, Meta Ireland jest współadministratorem danych (zgodnie z definicją zawartą w RODO), a informacje wymagane na mocy RODO dotyczące takiego przetwarzania można znaleźć na stronie https://www.facebook.com/about/privacy. Współpracujemy z Meta i korzystamy z ich usług reklamowych w celu oceny i ulepszania naszych reklam i działań marketingowych, a także w celu wyświetlania użytkownikom bardziej odpowiednich reklam. Więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych osobowych przez Meta Ireland, w tym podstawy prawnej i sposobów wykonywania przysługujących Państwu praw, można znaleźć na stronie https://www.facebook.com/about/privacy.

Aby zmienić swoje preferencje dotyczące niektórych reklam internetowych i uzyskać więcej informacji na temat zewnętrznych sieci reklamowych i reklam behawioralnych online, należy odwiedzić stronę National Advertising Initiative Consumer opt-out page lub Digital Advertising Alliance Self-Regulatory Program. Należy pamiętać, że zmiana ustawień w poszczególnych przeglądarkach internetowych lub sieciach reklamowych niekoniecznie ma wpływ na inne przeglądarki lub sieci reklamowe. W rezultacie, w zależności od wybranych opcji rezygnacji, użytkownik może nadal od czasu do czasu otrzymywać nasze reklamy.

Microsoft Clarity
Wykorzystujemy Microsoft Clarity do analizowania sposobu korzystania z naszej strony internetowej w celu ulepszania naszych produktów i reklam. Korzystając z naszej strony, użytkownik wyraża zgodę na gromadzenie i wykorzystywanie tych danych przez nas i Microsoft. Współpracujemy z Microsoft Clarity i Microsoft Advertising w celu rejestrowania sposobu korzystania z naszej witryny i interakcji z nią za pomocą wskaźników behawioralnych, map aktywności i odtwarzania sesji, aby ulepszać i promować nasze produkty/usługi. Dane dotyczące korzystania ze strony internetowej są gromadzone za pomocą plików cookie własnych i zewnętrznych oraz innych technologii śledzenia w celu określenia popularności produktów/usług i aktywności online. Ponadto wykorzystujemy te informacje do optymalizacji strony, zapobiegania oszustwom/zabezpieczeń oraz celów reklamowych. Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu gromadzenia i wykorzystywania danych przez Microsoft, odwiedź stronę z oświadczeniem o ochronie prywatności Microsoft.

Pliki cookie
Używamy plików cookie, aby zapewnić użytkownikom jak najlepsze wrażenia podczas odwiedzania naszej strony internetowej lub korzystania z naszej aplikacji na urządzenia mobilne. Więcej informacji na temat wykorzystania plików cookie i przetwarzania danych osobowych (np. adresu IP, daty logowania) za pomocą plików cookie można znaleźć w oświadczeniu dotyczącym plików cookie.

Formularze kontaktowe na stronie internetowej
Na stronie internetowej udostępniamy różne formularze kontaktowe. W zależności od formularza przetwarzamy dane kontaktowe użytkownika (imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, kraj), aby móc się z nim skontaktować. Nigdy nie przechowujemy danych dłużej niż to konieczne.

Sygnalizowanie nieprawidłowości 
W kilku oddziałach Mainfreight w Europie obowiązuje procedura zgłaszania nieprawidłowości. Aby zapoznać się z oświadczeniem o ochronie prywatności dotyczącym tych procedur, należy kliknąć tutaj.

Korzystamy z różnych narzędzi komunikacyjnych (na przykład Microsoft, Team Viewer, Cisco Systems, Topdesk, Freshworks), aby informować użytkownika i komunikować się z nim w celu realizacji zlecanych usług. W szczególności korzystamy z:

Biuletynów informacyjnych (Newsletters)
Jako klient Mainfreight użytkownik będzie otrzymywać biuletyny informacyjne, które będą zawierały informacje o rozwoju sytuacji w Mainfreight, na rynku oraz o istotnych sprawach dotyczących klientów. Będziemy również informować Państwa o naszych usługach za pośrednictwem poczty elektronicznej i możemy wysłać Państwu zaproszenie na dzień klienta. Wysyłamy te wiadomości na podstawie udzielonej przez Państwa zgody. Mogą Państwo zrezygnować z otrzymywania tych wiadomości, korzystając z opcji rezygnacji z subskrypcji znajdującej się pod każdą wiadomością e-mail. Po rezygnacji z subskrypcji usuniemy Państwa adres e-mail oraz imię i nazwisko z listy mailingowej w ciągu tygodnia. Do wysyłania biuletynów używamy MailChimp.

Ankiety dla klientów
Regularnie i losowo wysyłamy ankiety do klientów za pośrednictwem zewnętrznej firmy AskNicely, aby móc stale ulepszać nasze produkty i usługi. Przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy oraz treść opinii przekazanych w ankietach. W zależności od kwestionariusza udostępniamy te informacje odpowiednim zespołom wewnętrznym. W razie potrzeby możemy skontaktować się z Państwem w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Media społecznościowe
Posiadamy profile w mediach społecznościowych na Facebooku, Instagramie, YouTube, LinkedIn, X i Vimeo. Zdjęcia i filmy przedstawiające członków naszego zespołu są przetwarzane za zgodą zainteresowanych osób.

Z wszystkimi wyżej wymienionymi podmiotami zewnętrznymi zawarliśmy niezbędne umowy w celu zagwarantowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Aby zagwarantować bezpieczeństwo osób odwiedzających naszą siedzibę, korzystamy z obrazów z kamer i list rejestracyjnych.

Nagrania z kamer
Nasze oddziały i inne obiekty biznesowe są monitorowane za pomocą kamer w celu zwalczania przestępczości i oszustw. Dlatego podczas wizyty w tych miejscach mogą Państwo być filmowani. Jest to wyraźnie zaznaczone na znakach ostrzegawczych na terenie obiektu. Nagrania z kamer są przechowywane zgodnie z maksymalnym obowiązującym i zgodnym z lokalnymi przepisami prawa okresem przechowywania takich danych, chyba że doszło do incydentu. W takim przypadku odpowiednie nagrania są przechowywane zgodnie z ustawowym obowiązkiem prawnym.

Listy rejestracyjne na terenie obiektu
Aby mieć pewność, że znamy liczbę osób (w tym gości) przebywających w dowolnym momencie na terenie naszego obiektu, korzystamy z listy rejestracyjnej dla gości (księgi gości). Każdy gość musi wypełnić tę listę podając swoje dane kontaktowe oraz godzinę przybycia i opuszczenia obiektu. W razie wystąpienia sytuacji awaryjnej będziemy mogli sprawdzić na podstawie tych list rejestracyjnych, którzy goście nadal przebywają w budynku lub na terenie obiektu. Listy te są przechowywane przez tydzień.

Kandydaci mogą ubiegać się o pracę za pośrednictwem naszej strony internetowej. Dla kandydatów ubiegających się o pracę w Mainfreight Europe obowiązuje specjalna Polityka prywatności dotycząca kariery i rekrutacji, która zawiera więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych osobowych kandydatów.

Podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych. Dzięki tym środkom bezpieczeństwa staramy się chronić dane osobowe przed nieuprawnionym i niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz zapobiegać przypadkowej utracie, zniszczeniu lub uszkodzeniu nośników zawierających dane osobowe. 

Korzystamy z różnych narzędzi, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Współpracujemy wyłącznie z podmiotami zewnętrznymi, które chronią dane osobowe tak samo rygorystycznie jak my i zawarliśmy z nimi niezbędne umowy.

Nasza działalność ma charakter międzynarodowy, dlatego w większości przypadków przekazujemy dane do innych krajów. W niektórych sytuacjach wysyłamy dane do krajów, w których bezpieczeństwo danych osobowych nie jest odgórnie gwarantowane. W takich sytuacjach, jeśli to konieczne, podejmujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapewnić odpowiednią ochronę Państwa danych osobowych. Udostępniamy Państwa dane osobowe wyłącznie na podstawie przepisów prawa i przekazujemy tylko te informacje, które są absolutnie niezbędne.

Oprócz powyższego, czasami udostępniamy Państwa dane wewnętrznie innym podmiotom Mainfreight w celu sporządzenia przeglądów, analiz, raportów itp. dotyczących aspektów biznesowych, planów biznesowych i strategii. Nasz krajowy zespół wsparcia ma siedzibę w Nowej Zelandii. Podstawą prawną tego przetwarzania jest uzasadniony interes polegający na możliwości prowadzenia działalności gospodarczej i utrzymania przewagi nad konkurencją.

Mają Państwo prawo zażądać od nas dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, wycofania zgody lub usunięcia, a także prawo do ograniczenia przetwarzania danych, które Państwa dotyczą. W niektórych okolicznościach mają Państwo również prawo do sprzeciwu wobec określonych form przetwarzania oraz prawo do przekazania Państwu danych osobowych. Jeśli chcą Państwo skorzystać ze swoich praw, prosimy o kontakt z osobą odpowiedzialną za ochronę prywatności w swoim regionie. Ich wykaz znajduje się na końcu niniejszego oświadczenia o ochronie prywatności.

Odpowiedź na Państwa wniosek otrzymają Państwo w ciągu maksymalnie jednego miesiąca. Okres ten może zostać przedłużony o dwa miesiące, w zależności od liczby wniosków i/lub ich złożoności. O fakcie tym poinformujemy Państwa również w ciągu jednego miesiąca. W przypadku odrzucenia wniosku wyjaśnimy również przyczynę takiej decyzji. Jeśli nie zgadzają się Państwo z treścią naszej odpowiedzi lub odrzuceniem wniosku, mają Państwo możliwość złożenia skargi do krajowego organu nadzorczego lub odwołania się do sądu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tego oświadczenia o prywatności, swoich prawach lub przetwarzaniu danych osobowych w innych aspektach, możesz skontaktować się bezpośrednio z Inspektorem ds. Prywatności regionu Mainfreight, podając następujące dane kontaktowe:
 

Mainfreight Europe                       Mainfreight Holding BV FAO EU Privacy Manager Industriestraat 10 7041 GD ’s-Heerenberg The Netherlands privacy.eu@mainfreight.com (Aby uzyskać informacje na temat opcji kontaktu z zewnętrznymi Inspektorami Ochrony Danych na terenie Niemiec, prosimy kliknąć tutaj)	Mainfreight Asia  Mainfreight Hong Kong Limited FAO Data Protection Officer    8/F, Tower 2 Magnet Place 38-42 Kwai Fung Crescent Kwai Fong Hong Kong privacy@mainfreightasia.com	Mainfreight Americas            Mainfreight Inc. FAO Data Protection Officer 1400 Glenn Curtiss Street Carson CA 90746 United States privacy@mainfreightusa.com
Mainfreight New Zealand Mainfreight Limited  FAO Data Protection Officer 2 Railway Lane  Otahuhu Auckland 1062 New Zealand privacy@mainfreight.co.nz	Mainfreight Australia Mainfreight Holdings Pty Ltd FAO Data Protection Officer 154 Melrose Drive Tullamarine VIC 3043 Australia privacy@mainfreight.com.au