Privacyverklaring Mainfreight Europa

Als internationale spply chain leverancier bieden wij transport-, lucht- en zee- en warehousing diensten aan. Om aan deze diensten te voldoen, ontvangen wij van onze klanten binnenkomende bestellingen, waaronder contactgegevens, bestelgegevens, bezorg- of laadadressen. 

Wij ontvangen uw persoonlijke gegevens rechtstreeks van u als klant, indirect door het bedrijf (onze klant) waar u een verzoek heeft ingediend om goederen te ontvangen of te verzenden, of indirect van andere logistieke partijen wanneer wij verzendverzoeken van hen ontvangen.

We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met leveranciers waarmee we samenwerken om de gevraagde diensten te leveren. Wij delen alleen de noodzakelijke informatie en werken samen met leveranciers die uw persoonlijke gegevens net zo respecteren als wij. 

We delen ook dagelijks uw persoonlijke gegevens binnen de Mainfreight Group om de gevraagde diensten te kunnen leveren, aangezien wij een internationale supply chain provider zijn. 

We slaan uw gegevens zo kort mogelijk op. We verwijderen uw gegevens waar mogelijk en beperken deze voor de toegang. De opslagperiode voor de verschillende verwerkingsactiviteiten hangt af van de lokale wetgeving.  
We gebruiken verschillende interne en externe tools om de gevraagde diensten te leveren. Wij doen alleen zaken met externe partijen die de persoonsgegevens net zo streng beschermen als wij, en we hebben de nodige overeenkomsten met deze partijen gesloten. 

Meer informatie:

Gebruik van een Mainfreight account
Als klant kunt u een account aanmaken voor het gebruik van Mainchain (inclusief het Shipment Centre EU), een online klantenportaal en Maintel: een dashboard voor u als onze klant. Deze interne tools zijn verbonden met de systemen (tools) die wij gebruiken om de gevraagde diensten te leveren. Om een account aan te maken, vragen we u uw voor- en achternaam, uw bedrijfsnaam, de stad en het land waar uw bedrijf gevestigd is, een e-mailadres en een telefoonnummer in te vullen. We hebben deze gegevens nodig om uw verzoeken om informatie, offertes en zendingen op te volgen. Deze gegevens worden opgeslagen in Nieuw-Zeeland. 

Gebruik van de mobiele applicatie
Als u de Mainfreight Mobile Application gebruikt, is het mogelijk om de (geschatte) geolocatie van uw apparaat met ons te delen. We verwerken de (geschatte) geolocatie van uw apparaat alleen nadat u ons uw toestemming heeft gegeven. Wij verwerken dit alleen om de dichtstbijzijnde Mainfreight Branch en contactgegevens te bepalen en te tonen, zodat u snel contact met ons kunt opnemen voor uw eigen gemak. Deze gegevens worden opgeslagen in Nieuw-Zeeland.

Douaneactiviteiten
Als we gevraagd worden de douaneactiviteiten te verzorgen, moeten we de lokale autoriteiten informeren over de zendingen. Alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt. Indien nodig gebruiken we een extern hulpmiddel. We hebben de noodzakelijke overeenkomst met deze partijen gesloten om de juiste veiligheidsmaatregelen te garanderen. 
Wanneer wij de voor een bedrijf gevraagde diensten uitvoeren door directe vertegenwoordiging, deelt de vertegenwoordiger van het bedrijf met ons hun naam, geboortedatum en plaats, telefoonnummer, e-mailadres en handtekening. We hebben een wettelijke verplichting om deze gegevens te verwerken. Wij verwerken alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens en alleen zolang als nodig is.  

Facturen
Wij gebruiken voornamelijk e-facturering, wat betekent dat we onze facturen digitaal naar u sturen. In sommige gevallen sturen we ook facturen per post. Verzend-, klant- en factuurgegevens worden opgeslagen volgens de wettelijke retentietermijnen. Indien nodig gebruiken we een extern hulpmiddel. We hebben de noodzakelijke overeenkomst met deze partijen gesloten om de juiste veiligheidsmaatregelen te garanderen.

Verzekeringen
We hebben een wettelijke en contractuele verplichting om de ingediende claims bij te houden. We gebruiken een extern hulpmiddel voor een goed overzicht van alle verzekeringsclaims en verwerken alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens. We hebben met deze partij de noodzakelijke overeenkomst gesloten om de juiste veiligheidsmaatregelen te garanderen.

Mainsale
De sales teams gebruiken een interne tool voor verkoopactiviteiten. De gegevens worden opgeslagen op de Mainfreight-server in Nieuw-Zeeland. De persoonsgegevens die we verwerken voor deze activiteiten zijn de contactgegevens. 

John Deere Merchandise
Klik hier om meer te lezen over de privacyverklaring specifiek voor John Deere Merchandise, waar wij samenwerken met John Deere. 

Externe analyse- en advertentietools

Google Analytics en Meta
De websites gebruiken analysetools van derden (bijv. Google Analytics) om gegevens te verzamelen en te verwerken over uw gebruik van onze websites, inclusief wanneer u de websites bezoekt, URL's van de andere websites die u bezocht voordat u onze websites bezocht en wanneer u die websites bezoekt, en IP-adressen die zijn toegewezen aan de apparaten van waaruit u internettoegang heeft. Onze analytics-aanbieders kunnen cookies instellen en lezen om deze gegevens te verzamelen, en uw webbrowser zal automatisch de gegevens die door die cookies worden verzameld naar onze analytics-aanbieders sturen. Onze analytics-aanbieders gebruiken deze data om ons rapporten te leveren die we zullen gebruiken om onze websites te verbeteren. Voor meer informatie over hoe Google deze gegevens gebruikt, bezoek de privacyverklaring van Google en de pagina van Google over Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u de websites of apps van onze partners gebruikt. Om te voorkomen dat deze gegevens door Google Analytics worden gebruikt, volgt u de instructies om de Google Analytics Opt-out Browser Add-on te downloaden en te installeren voor elke browser die u gebruikt. Het gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on voorkomt niet dat we andere analysetools gebruiken en voorkomt ook niet dat gegevens naar de website zelf of naar Google worden gestuurd. 

De websites kunnen ook advertentienetwerken en gerelateerde advertentiediensten gebruiken of eraan deelnemen die worden beheerd en geleverd door externe advertentieservers, reclamebureaus, technologieleveranciers en onderzoeksbureaus, waaronder Google Ads, Google Analytics remarketingdiensten en advertentiediensten geleverd door Meta (soms aangeduid als de Meta "tracking pixel"). Deze diensten verzamelen informatie over uw bezoeken aan en interacties met de website en andere websites van derden en gebruiken die informatie om advertenties voor goederen en diensten te targeten en deze advertenties op andere websites weer te geven. De verzamelde informatie kan gekoppeld zijn aan uw persoonlijke gegevens. Advertentienetwerken verzamelen vaak gegevens over consumenten die advertenties bekijken om conclusies te maken over de interesses en voorkeuren van een consument, waardoor hun computers advertenties direct kunnen leveren die gericht zijn op de specifieke interesses van de consument. 

Om uzelf af te melden voor remarketingadvertenties die via Google worden aangeboden, uw advertentievoorkeuren aan te passen, of om de collectie van Google te beperken of deze informatie te gebruiken, bezoek dan de advertentie-instellingen van Google en volg de gepersonaliseerde instructies voor advertentie-opt-out van Google. Opt-out heeft geen invloed op je gebruik van de dienst.

Voor bepaalde Meta-advertentiediensten is Meta Ireland een gezamenlijke beheerder (zoals gedefinieerd in de AVG) en die informatie die vereist is onder de AVG met betrekking tot dergelijke verwerking is te vinden op https://www.facebook.com/about/privacy. We werken samen met Meta en gebruiken hun advertentiediensten om onze advertenties en marketinginspanningen te meten en te verbeteren, evenals om relevantere advertenties aan u te tonen. Voor meer informatie over hoe Meta Ireland uw persoonlijke gegevens verwerkt, inclusief de juridische basis en de manieren om uw rechten uit te oefenen, kunt u terecht https://www.facebook.com/about/privacy. 

Om uw voorkeuren met betrekking tot bepaalde online advertenties te wijzigen en meer informatie te verkrijgen over advertentienetwerken van derden en online gedragsadvertenties, bezoekt u alstublieft de National Advertising Initiative Consumer opt-out pagina of het Digital Advertising Alliance Self-Regulatory Program. Houd er rekening mee dat het wijzigen van uw instellingen in individuele webbrowsers of advertentienetwerken niet noodzakelijkerwijs wordt overgedragen naar andere browsers of advertentienetwerken. Daardoor kunt u, afhankelijk van de opt-outs die u aanvraagt, nog steeds onze advertenties van tijd tot tijd zien.

Microsoft Clarity
We verbeteren onze producten en advertenties door gebruik te maken van Microsoft Clarity om te zien hoe u onze website gebruikt. Door gebruik te maken van onze site gaat u akkoord met het feit dat wij en Microsoft deze gegevens kunnen verzamelen en gebruiken. We werken samen met Microsoft Clarity en Microsoft Advertising om vast te leggen hoe u onze website gebruikt en ermee omgaat via gedragsmetingen, heatmaps en sessie-replay, om onze producten/diensten te verbeteren en te promoten. Websitegebruiksgegevens worden vastgelegd met behulp van eerste- en derdepartijcookies en andere trackingtechnologieën om de populariteit van producten/diensten en online activiteiten te bepalen. Daarnaast gebruiken we deze informatie voor siteoptimalisatie, fraude/beveiligingsdoeleinden en reclame. Voor meer informatie over hoe Microsoft uw gegevens verzamelt en gebruikt, bezoek de Microsoft Privacy Statement.

Cookies
We gebruiken cookies om u de beste ervaring te bieden wanneer u onze website of onze mobiele applicatie bezoekt. Voor meer informatie over het gebruik van cookies en de verwerking van persoonlijke gegevens (bijv. IP-adres, inlogdatum) door gebruik te maken van cookies, lees de Cookieverklaring.

Contactformulieren op de website 
Op de website hebben we verschillende contactformulieren die gebruikt kunnen worden. Afhankelijk van het formulier verwerken wij uw contactgegevens (volledige naam, telefoonnummer, e-mailadres, land) om u te kunnen bereiken. We slaan de data nooit langer op dan nodig. 

Klokkenluider 
We hebben een klokkenluidersprocedure voor een paar vestigingen binnen Europa waar Mainfreight gevestigd is. Klik hier voor de specifieke privacyverklaring voor die procedures.

We gebruiken verschillende communicatiemiddelen (bijvoorbeeld Microsoft, Team Viewer, Cisco Systems, Topdesk, Freshworks) om u te informeren en met u te communiceren zodat we de gevraagde diensten kunnen uitvoeren. Meer specifiek gebruiken we:

Nieuwsbrieven
Als klant van Mainfreight ontvangt u nieuwsbrieven die u informeren over ontwikkelingen bij Mainfreight, de markt en relevante klantcases. We houden u ook per e-mail op de hoogte van onze diensten en kunnen u per e-mail een uitnodiging sturen voor een klantdag. We sturen deze mailings op basis van toestemming. U kunt uzelf afmelden van deze mailings door de optie 'afmelden' onder elke e-mail te gebruiken. Na het afmelden verwijderen we uw e-mailadres en naam binnen een week van de mailinglijst. We gebruiken MailChimp om de nieuwsbrieven te versturen. 

Klantenquêtes
We sturen klantenquêtes van een externe partij, AskNicely, regelmatig en willekeurig, zodat we onze producten en diensten continu voor u kunnen verbeteren. We verwerken uw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van de feedback die u via deze enquêtes geeft. We delen het intern met de relevante teams, afhankelijk van de vragenlijst. We kunnen contact met u opnemen om zaken te verduidelijken indien nodig. 

Sociale media
We hebben sociale mediaprofielen op Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, X en Vimeo. De beelden van onze teamleden op de foto's en films die daar worden getoond, worden verwerkt met toestemming van de relevante teamleden. 

Met alle genoemde externe partijen hebben we de nodige afspraken gesloten om de juiste veiligheidsmaatregelen te garanderen.

Om de veiligheid van bezoekers aan onze bedrijfssite te garanderen, gebruiken we camerabeelden en registratielijsten. 

Camerabeelden
Onze bedrijfssites wordt bewaakt met behulp van camerabeelden om misdaad en fraude te kunnen bestrijden. Het is daarom mogelijk dat u wordt gefilmd wanneer u onze bedrijfswebsite bezoekt. Dit wordt duidelijk aangegeven op waarschuwingsborden op de locatie. Deze camerabeelden worden opgeslagen volgens de maximale lokale bewaartermijn, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de relevante afbeeldingen opgeslagen in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen. 

Registratielijsten op locatie
Om ervoor te zorgen dat we op de hoogte zijn van het aantal mensen (inclusief bezoekers) dat op elk moment op een bedrijfssite aanwezig is, maken we gebruik van een registratielijst voor bezoekers. Elke bezoeker moet deze registratielijst invullen, met contactgegevens en tijd van aankomst en vertrek. Als er een noodgeval is, kunnen we op basis van deze registratielijsten controleren welke bezoekers zich nog in het gebouw of op de locatie bevinden. De registratielijsten worden één week bewaard.

U kunt solliciteren op onze website. Voor sollicitanten van Mainfreight Europe is er een specifiek Privacyverklaring voor Carrières en Werving, die u meer informatie geeft over hoe wij uw persoonlijke gegevens verwerken wanneer u solliciteert. 

We zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens goed worden beschermd. Met deze beveiligingsmaatregelen proberen we persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde en onwettige verwerking, en om per ongeluk verlies, vernietiging of beschadiging van persoonsgegevens te voorkomen. 

We gebruiken verschillende tools om uw gegevens veilig te houden. Wij doen alleen zaken met externe partijen die de persoonsgegevens net zo streng beschermen als wij, en we hebben de nodige overeenkomsten met deze partijen gesloten. 

We opereren internationaal en daarom dragen we in de meeste situaties gegevens over naar andere landen. In sommige situaties sturen we de gegevens naar landen waar de veiligheid van persoonsgegevens niet automatisch wordt gegarandeerd. In zulke situaties zullen we, indien nodig, passende beveiligingsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens adequaat worden beschermd. Wij delen uw persoonlijke gegevens alleen op juridische basis en sturen alleen de strikt noodzakelijke informatie door. 

Naast het eerder genoemde delen we soms uw gegevens intern met andere Mainfreight entiteiten om overzichten, analyses, rapporten, enzovoort op te stellen, allemaal voor zakelijke aspecten, bedrijfsplannen en strategieën. Ons nationale ondersteuningsteam is gevestigd in Nieuw-Zeeland. De juridische basis van deze verwerking is gebaseerd op het legitieme belang om zaken te kunnen doen en de concurrentie voor te blijven.

U heeft het recht om ons te verzoeken om toegang tot, of de correctie van, of het intrekken van uw toestemming, of het wissen van uw persoonsgegevens en het recht om de verwerking van voor u relevante gegevens te beperken. In bepaalde gevallen heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking en het recht om uw persoonlijke gegevens aan u te laten overgedragen. Als u gebruik wilt maken van uw rechten, neem dan contact op met de privacycontactpersoon in uw regio. Een overzicht is zichtbaar onderaan deze privacyverklaring.

U ontvangt binnen maximaal één maand een reactie op uw verzoek. Deze periode kan met twee maanden worden verlengd, afhankelijk van het aantal verzoeken en/of hun complexiteit. We zullen u hier ook binnen een maand van informeren. Als uw verzoek wordt afgewezen, leggen we ook de reden hiervoor uit. Als u het niet eens bent met de inhoud van onze reactie of de afwijzing van uw verzoek, heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij uw Nationale Toezichthoudende Autoriteit of om in beroep te gaan bij de rechtbank.

Voor meer informatie over deze privacyverklaring, uw rechten of de verwerking van uw persoonsgegevens op andere vlakken, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de Privacy Officer van uw Mainfreight-regio via de volgende contactgegevens:
 

Mainfreight Europe                       Mainfreight Holding BV FAO EU Privacy Manager Industriestraat 10 7041 GD ’s-Heerenberg The Netherlands privacy.eu@mainfreight.com (Klik hier voor informatie over de contactgegevens van de externe DPO's voor Duitsland)	Mainfreight Asia  Mainfreight Hong Kong Limited FAO Data Protection Officer    8/F, Tower 2 Magnet Place 38-42 Kwai Fung Crescent Kwai Fong Hong Kong privacy@mainfreightasia.com	Mainfreight Americas            Mainfreight Inc. FAO Data Protection Officer 1400 Glenn Curtiss Street Carson CA 90746 United States privacy@mainfreightusa.com
Mainfreight New Zealand Mainfreight Limited  FAO Data Protection Officer 2 Railway Lane  Otahuhu Auckland 1062 New Zealand privacy@mainfreight.co.nz	Mainfreight Australia Mainfreight Holdings Pty Ltd FAO Data Protection Officer 154 Melrose Drive Tullamarine VIC 3043 Australia privacy@mainfreight.com.au