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Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 5 giugno 2019

Il soggetto responsabile del trattamento dei suoi dati personali è Mainfreight Limited (d’ora in poi indicata come: “Mainfreight”). In questa Informativa sulla Privacy spieghiamo quali dati raccogliamo, che utilizzo ne facciamo e quali sono i suoi diritti in merito. Tratteremo sempre i suoi dati nel rispetto della normativa e delle regolamentazioni in vigore sui dati personali, inclusi il Regolamento Generale sulla Protezione dei dati (GDPR) e la legge sulle Telecomunicazioni (Telecommunications Act). Questa Informativa potrà essere modificata nel tempo e per questo motivo le consigliamo di controllarne il contenuto regolarmente. Questa Informativa sulla Privacy è datata giugno 2019.

Mainfreight non tratterà i suoi dati personali per scopi diversi da quelli indicati di seguito, con i quali deve essere coerente. Questi dati personali non verranno conservati più a lungo del necessario per lo scopo per il quale sono stati raccolti, a meno che non si applichi un obbligo di conservazione legale.

Mainfreight tratterà i suoi dati personali sulla base di un suo previo consenso in tal senso, laddove tale trattamento sia necessario per preparare o soddisfare un accordo, Mainfreight è legalmente obbligata a farlo o Mainfreight ha un legittimo interesse a farlo. Se ha dato il suo consenso per il trattamento dei suoi dati avrà il diritto di revocare questo consenso in qualsiasi momento. Se il trattamento dei dati si basa unicamente sul suo consenso, questo cesserà immediatamente nel momento in cui lei lo revocherà.

 Per maggiore chiarezza questa informativa sulla privacy è suddivisa in diverse sezioni:

Dati personali ricevuti direttamente dagli interessati

Visitatori del sito web che usano il nostro sito e la nostra applicazione

Oltre ai cookies che potremmo inserire come discusso nella nostra informativa sui cookie, raccogliamo e trattiamo diversi tipi di dati personali attraverso i nostri siti web www.mainfreight.nl, mainfreight.com, owenstransport.com.au, chemcouriers.com.auowens.co.nz, mainchain.netdailyfreight.co.nz e attraverso l’applicazione Mobile di Mainfreight (il “Service”).

Contattare Mainfreight

Il sito web offre alle aziende diverse opzioni per mettersi in contatto con Mainfreight. Per esempio, è possibile richiedere informazioni - non vincolanti - sui servizi come trasporti, logistica/stoccaggio/VAL e trasporto via aria o mare. Per essere in grado di rispondere alle sue richieste di informazione abbiamo bisogno del suo nome, del nome della sua azienda, del suo numero di telefono e del suo indirizzo email.

Ha consigli, reclami o feedback sul nostro sito, sulla nostra azienda o sui nostri servizi? Il suo feedback ci sarà di grande aiuto per migliorare ulteriormente i nostri servizi. Le chiediamo il suo nome, nome di azienda, numero di telefono e indirizzo email in modo da poterla contattare dopo aver ricevuto il suo feedback o il suo reclamo.

Richiesta di preventivo e calcolo del prezzo

Per poter ricevere un preventivo non vincolante che risponda alle sue richieste di trasporto, deve lasciare il suo nome, nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email. Le invieremo un preventivo non vincolante via email. Useremo solo il suo numero di telefono per contattarla in caso di domande sulla sua richiesta di preventivo. Per consentirci di preparare un preventivo accurato deve fornirci l’indirizzo e lo Stato dove il materiale deve essere caricato e dove deve essere spedito.

Strumento Rijo
Può calcolare il costo della sua spedizione direttamente online attraverso il nostro apposito strumento Rijo. Può accedere a questo strumento premendo semplicemente il pulsante “Calcola il prezzo e prenota la spedizione”. Attraverso questo strumento può ottenere con facilità un preventivo e prenotare una spedizione. A questo scopo deve indicare lo Stato e il codice postale dell’indirizzo di carico e di scarico e fornire informazioni sulla merce da spedire. Dopo aver scelto un preventivo specifico e un partner logistico, le chiederemo di specificare l'indirizzo presso cui la merce dovrà essere caricata e scaricata. Questo può essere anche un indirizzo privato. Dovrà inoltre inserire il nome ed il numero di cellulare di una persona di riferimento sia per il carico che per lo scarico, da contattare qualora non ci sia nessuno al momento del nostro arrivo.

Può approvare o rifiutare il preventivo direttamente. Mainfreight non riceverà i dati che ha inserito finché non approverà il preventivo. Se approverà il preventivo, riceverà automaticamente una email con i dettagli per effettuare il login a questo strumento per potenziali spedizioni future.

Scaricare gli Incoterms

Attualmente, Mainfreight usa due versioni degli Incoterms. Gli Incoterms forniscono un quadro esatto degli obblighi del venditore e dell'acquirente in base a contratti di trasporto nazionali e internazionali relativi a documenti di trasporto, importazione ed esportazione, rischi e assicurazioni. Sul nostro sito può scaricare un schema gratuito ed una spiegazione degli Incoterms. Per richiedere questa panoramica deve inserire il suo nome, il nome dell’azienda, l’indirizzo email ed il tipo di trasporto (terra, mare o aria) in modo da poterle mandarle i relativi Incoterms.

Mainchain

Sul nostro sito web può creare un account per usufruire di Mainchain, un portale online dedicato ai clienti. Per creare un account, le chiediamo cortesemente di inserire il suo nome e cognome, il nome dell'azienda, la città e lo Stato in cui si trova la sua azienda, il suo indirizzo email ed il suo numero di telefono. Abbiamo bisogno di questi dati per poterle inviare le informazioni di cui ha bisogno, i preventivi che ci ha richiesto e per poter gestire le sue spedizioni. I dati vengono conservati fuori dall’UE, in Nuova Zelanda.

 

Clienti

La sua spedizione

Non appena avrà richiesto una spedizione e/o avrà approvato il nostro preventivo, potrà ricevere notifiche inerenti la sua spedizione tramite SMS o email, ammesso che abbia indicato preventivamente di volerle ricevere. Se avrà approvato il nostro preventivo attraverso il nostro strumento Rijo, riceverà automaticamente una email con i dettagli per effettuare il login a questo strumento per potenziali spedizioni future. In questo modo potrà prenotare la prossima spedizione più rapidamente. Può anche tracciare la cronologia della sua spedizione e delle sue richieste di preventivo. Questo strumento le consente anche di modificare i dati qualora questi siano cambiati.


Fatture

Mainfreight utilizza principalmente un sistema di fatturazione elettronica, il che significa che le invieremo le fatture digitalmente. In alcuni casi invieremo le fatture anche tramite la posta tradizionale. I dati sulle spedizioni, sui clienti e sulle fatture vengono conservati per il periodo di conservazione legale.

Newsletter

In quanto cliente Mainfreight riceverà una newsletter ogni trimestre. In questa email la informiamo su gli eventuali sviluppi di Mainfreight sul mercato e su alcuni casi studio di clienti rilevanti. Attraverso questa email la aggiorniamo inoltre sui nostri servizi e le inviamo potenziali inviti ai nostri “customer day”, e cioè alle giornate dedicate ai nostri clienti. Mainfreight invia queste email sulla base di un suo interesse personale legittimo. Potrà tranquillamente annullare l’iscrizione a queste email usando l’opzione di annullamento inserita alla fine di ogni email. Dopo aver annullato la sua iscrizione, la rimuoveremo dalla lista di contatti a cui viene inviata la nostra newsletter entro una settimana.

Mainfreight le invierà anche le email necessarie per recapitarle un preventivo richiesto, per confermarle la spedizione e per rispondere a qualsiasi sua domanda.

Sondaggio clienti

Mainfreight invia regolarmente e casualmente dei sondaggi ai clienti per migliorare continuamente i propri servizi e prodotti. Da questi sondaggi tratteremo il nome, l’indirizzo email, il numero di telefono e il contenuto del feedback lasciatoci, condividendolo con il personale interessato, in base al questionario. Potremmo contattarla per chiarire eventuali punti, se necessario.

Aspiranti candidati

Per sapere come trattiamo i dati degli aspiranti candidati, leggere l’informativa sulla privacy pubblicata sui diversi siti di candidatura:
- https://careers.mainfreight.com Mainfreight Europe
- http://www.team.mainfreight.com/ Mainfreight New Zealand

Visite al sito aziendale

Per poter garantire la sicurezza dei visitatori presso il sito aziendale di Mainfreight usiamo immagini registrate e liste di registrazione. Questo è un interesse legittimo di Mainfreight.

Immagini registrate

Il sito aziendale di Mainfreight viene monitorato attraverso immagini registrate in modo da poter contrastare criminalità e frodi. Per questo motivo è possibile che venga filmato durante una sua visita presso il sito aziendale. Questo è chiaramente indicato dai cartelli di avviso esposti nel sito. Queste registrazioni vengono conservate per un massimo di quattro settimane dopo essere state filmate, a meno che non si sia verificato un incidente. In questo caso, le immagini rilevanti verranno conservate fino alla risoluzione dell’incidente.

Liste di registrazione

Per essere sicuri che Mainfreight sia al corrente del numero di persone (inclusi i visitatori) presenti nel sito aziendale in qualsiasi momento, usiamo delle liste di registrazione per i visitatori. Ogni visitatore deve compilare la lista di registrazione indicando il proprio nome, il numero di telefono aziendale, il numero di targa del veicolo e l’ora di arrivo e di ripartenza. In caso di emergenza, Mainfreight sarà in grado di controllare, sulla base della lista, quali visitatori sono ancora presenti nello stabilimento. La lista di registrazione viene conservata per una settimana.

Dati personali ricevuti indirettamente da terze parti

È possibile che riceviamo dati personali attraverso terze parti. Questo potrebbe accadere nelle seguenti situazioni:

Clienti E-commerce / clienti B2C

Forniamo servizi di magazzino e spedizione ad un ampia clientela, e alcuni di questi clienti svolgono attività di e-commerce o attività di B2C. Gli ordini che provengono da questi clienti vengono condivisi con noi per una corretta gestione, spedizione e consegna e per le comunicazioni di tracking. Per questo motivo, i dati di contatto, i dati dell’ordine e l’indirizzo di consegna viene condiviso con noi.

Altri soggetti logistici

Riceviamo anche richieste di spedizione da parte di altri soggetti che operano nel settore logistico. I dati personali forniti da questi soggetti vengono condivisi con noi allo scopo di portare a termine tali spedizioni. Per questo, i seguenti dati personali (se vengono usati indirizzi privati) vengono condivisi con noi: indirizzo di carico, indirizzo di consegna, nome contatto presso l’indirizzo di carico/scarico, categoria merceologica e ulteriori dettagli di spedizione.

Sicurezza dei dati personali

Mainfreight adotterà misure tecniche e organizzative appropriate per garantire che i dati personali siano ben protetti, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di implementazione e della natura, dell'ambito, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio di probabilità e gravità variabile per i diritti e la libertà delle persone fisiche.

Con queste misure di sicurezza, Mainfreight assolve al tentativo di proteggere i dati personali da un utilizzo non autorizzato e illegittimo e per prevenire la perdita, la distruzione o il danno accidentale dei dati personali.

Condivisione dei dati personali con terze parti e/o con Paesi terzi

Se si trova al di fuori della Nuova Zelanda e sceglie di fornirci le sue informazioni, la preghiamo di tenere conto che trasferiamo le informazioni, compresi i dati personali, in Nuova Zelanda per elaborarle (anche) lì.

Mainfreight condivide i suoi dati personali con altri soggetti solo in casi specifici, ad esempio quando ciò è necessario per l’attuazione del contratto, quando questo è legalmente obbligatorio o richiesto da un'autorità competente, quando lei ha dato il permesso di farlo o se Mainfreight ha un legittimo interesse nel farlo.

Poiché ci sono alcune spedizioni e richieste che non vengono gestite da noi direttamente, è possibile che chiederemo ad un altro fornitore di logistica di gestire la sua spedizione e utilizzare charter, agenzie, compagnie aeree e compagnie marittime. Al fine di portare a termine la spedizione, forniremo a questi soggetti terzi esclusivamente i dati strettamente necessari.

Si prega di notare che qualora il contatto avvenga tramite e-mail, il contenuto verrà sottoposto a controllo per escluderne la natura malevola, e conservato oltre che da noi anche da una terza parte esterna, situata in Australia.

Mainfreight si avvale di MailChimp e MailPlus per inviare comunicazioni e la MainMail (la nostra newsletter digitale). Mainfreight si avvale di AskNicely per l’invio di sondaggi ai clienti e per la ricezione di report di risposta. Sia MailChimp che AskNicely si trovano negli US e sono certificati dallo Scudo sulla Privacy UE-US e offrono perciò un livello di protezione adeguato.
Laddove tali soggetti si trovino al di fuori dello Spazio Economico Europeo, Mainfreight adotterà misure di sicurezza appropriate per garantire che i dati personali siano adeguatamente protetti. Nei paesi per i quali la Commissione Europea ha emesso una decisione sull'adeguatezza, esiste già un livello di protezione adeguato. In altri casi, Mainfreight si avvalerà di clausule contrattuali, come indicato dalla Commissione Europea.

I suoi diritti

Ha il diritto di richiedere a Mainfreight l'accesso, la modifica o la rimozione dei suoi dati personali ed il diritto di limitare il trattamento dei dati per lei rilevanti. In determinate circostanze ha anche il diritto di opporsi a specifiche forme di trattamento e il diritto di far trasferire i suoi dati a lei. Se si desidera fare applicare i propri diritti, contattare il Privacy Officer della sua area; è possibile vederne una panoramica in fondo a questa informativa sulla privacy.
Riceverà la risposta alla sua richiesta entro un mese al massimo. Questo periodo può essere esteso a due mesi, in base al numero delle richieste e/o alla loro complessità. Se ciò dovesse accadere, la informeremo entro un mese. Se la sua richiesta dovesse essere rifiutata le spiegheremo il motivo. Qualora non sia d’accordo con il contenuto della nostra risposta o con il rifiuto della sua richiesta, potrà inviare un reclamo all’Autorità di Controllo Nazionale o presentare un ricorso al tribunale. Qui di seguito troverà una panoramica delle molte Autorità di Controllo Nazionali:

Autorità di Controllo Nazionali:

Paesi Bassi Autoriteit Persoonsgegevens
Belgio Gegevensbeschermingsautoriteit
Germania Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Regno Unito The Information Commissioner’s Office
Francia Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
Italia Garante per la protezione dei dati personali
Romania The National Supervisory Authority for Personal Data Processing
Polonia The Bureau of the Inspector General for the Protection of Personal Data -
GIODO

Contatti

Per ulteriori informazioni su questa informativa sulla privacy, sui suoi diritti o sul trattamento dei suoi dati personali in altri ambiti, contattare il Privacy Officer presso la sua regione Mainfreight direttamente attraverso i dettagli di contatto seguenti:

Mainfreight Holding BV
FAO Data Protection Officer
Industriestraat 10
7041 GD ’s-Heerenberg
Paesi Bassi
privacy@eu.mainfreight.com

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