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Déclaration de confidentialité

Dernière mise à jour : le 5 juin 2019

La partie responsable du traitement de vos données personnelles est Mainfreight Limited (ci-après dénommée : “Mainfreight”). Dans la présente Déclaration de confidentialité, nous expliquons les données que nous collectons, ce que nous en faisons, ainsi que vos droits. Nous traiterons toujours vos données personnelles en conformité avec les lois et réglementations en vigueur relatives aux données personnelles, dont le Règlement général sur la protection des données et la Loi sur les télécommunications. La présente Déclaration peut être modifiée de temps à autre ; par conséquent, nous vous recommandons de vérifier régulièrement son contenu. La présente Déclaration de confidentialité date de juin 2019.

Mainfreight ne traitera pas vos données personnelles à des fins autres que celles exposées ci-dessous, avec lesquelles elles doivent être compatibles. Ces données personnelles ne seront pas stockées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf en cas d’obligation de rétention légale.

Mainfreight traite vos données personnelles sur la base de votre accord préalable à cet effet, où ce traitement est nécessaire pour préparer ou exécuter un contrat, Mainfreight est légalement tenue de le faire ou Mainfreight a un intérêt légitime de le faire. Si vous avez donné votre accord pour le traitement de vos données, vous avez le droit de retirer cet accord à tout moment. Si ce traitement était basé uniquement sur votre accord, il cessera immédiatement dès le retrait de votre accord.

Par mesure de clarté, la présente Déclaration de confidentialité est divisée en plusieurs sections :

Données personnelles reçues directement des personnes concernées

Visiteurs du site Web : à l’aide de notre site Web et de l’application


Outre les cookies que nous pouvons placer, comme indiqué dans notre politique de cookies, nous collectons et traitons différents types de données personnelles via les sites Web www.mainfreight.nl, mainfreight.com, owenstransport.com.au, chemcouriers.com.au, owens.co.nz, mainchain.net, dailyfreight.co.nz et via l'application Mainfreight Mobile (le “Service”).

Contact avec Mainfreight

Le site Web offre plusieurs options aux entreprises pour contacter Mainfreight. Vous pouvez, par exemple, demander des informations - sans le moindre engagement – sur nos services, tels que transport, logistique/entreposage/LVA et fret maritime ou aérien. Pour pouvoir répondre à votre demande d’informations, nous avons besoin de vos nom, raison sociale, numéro de téléphone et adresse e-mail.

Vous avez des suggestions, des réclamations ou des commentaires à formuler sur notre site Web, notre entreprise ou nos services ? Vos commentaires nous aideront à améliorer encore davantage nos services. Nous demandons vos nom, raison sociale, numéro de téléphone et adresse e-mail pour pouvoir vous contacter après avoir reçu vos commentaires ou votre réclamation.

Demande de devis et calcul de prix

Pour recevoir un devis sans engagement pour vos demandes de transport, vous devez laisser vos nom, raison sociale, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail. Nous vous enverrons le devis sans engagement par e-mail. Nous n’utiliserons votre numéro de téléphone que si nous avons des questions sur votre demande de devis. Pour nous permettre de préparer un devis approprié, vous devez indiquer l’adresse et le pays de chargement et de livraison des marchandises.

Outil Rijo
Il est également possible de calculer le prix de votre expédition directement en ligne, via notre outil Rijo distinct. Cet outil est accessible via le bouton rond avec les mots “Calculer votre prix et réserver votre expédition”. Au moyen de cet outil, vous pouvez obtenir un prix et réserver une expédition de manière rapide et aisée. Pour cela, vous devez saisir le pays et le code postal de l’adresse de chargement et de déchargement, et donner des informations sur les marchandises à expédier. Après avoir choisi un devis et un partenaire logistique spécifiques, nous nous demanderons d’indiquer l’adresse de chargement et de déchargement spécifique où les marchandises doivent être chargées et déchargées. Il peut également s’agir d’une adresse privée. Nous devons également saisir le nom et le numéro de téléphone portable d'un contact pour l'adresse de chargement et de déchargement, qui peut être contacté s’il n’y a personne sur place.

Vous pouvez accepter ou refuser directement ce devis. Mainfreight ne recevra pas les données que vous avez saisies tant que vous n’acceptez pas le devis. Si vous acceptez le devis, vous recevrez automatiquement un e-mail avec des données de connexion à cet outil pour toute future expédition.

Téléchargement des Incoterms

Mainfreight utilise actuellement deux versions des Incoterms. Les Incoterms définissent clairement les obligations du vendeur et de l’acheteur dans le cadre de contrats nationaux et internationaux concernant les documents de transport, d'importation et d'exportation, les risques et l’assurance. Vous pouvez télécharger un aperçu schématique gratuit des Incoterms et leur explication sur notre site Web. Pour demander cet aperçu, vous pouvez saisir vos nom, raison sociale, adresse e-mail et le type de transport (routier, maritime ou aérien), pour que nous puissions vous envoyer les Incoterms.

Mainchain

Sur notre site Web, vous pouvez créer un compte pour utiliser Mainchain, un portail client en ligne. Pour créer un compte, nous vous prions de saisir votre prénom et votre nom, la raison sociale, la ville et le pays où votre entreprise est établie, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Nous avons besoin de ces données pour suivre vos demandes d’informations, de devis et d’expéditions. Ces données sont stockées en dehors de l’Union européenne, en Nouvelle-Zélande.

Clients

Votre expédition

Dès que vous faites une demande d'expédition et/ou acceptez notre devis, vous pouvez recevoir des notifications d'expédition par SMS ou par e-mail, à condition que vous ayez indiqué au préalable vouloir les recevoir. Si vous avez accepté notre devis via notre outil Rijo, vous recevrez automatiquement un e-mail avec des données de connexion à cet outil pour toute future expédition. La prochaine fois, le processus de réservation d'une nouvelle expédition sera plus rapide. Vous pouvez également suivre votre historique de demandes d'expédition et de devis. Cet outil vous permet aussi de modifier vos données si elles ne sont plus actuelles.

Factures

Mainfreight utilise principalement la facturation électronique, ce qui signifie que nous vous envoyons vos factures au format numérique. Dans certains cas, nous envoyons également des factures par courrier postal. Les données d’expédition, clients et de facturation sont stockées en conformité avec les délais légaux de conservation.

Mailings

En tant que client de Mainfreight, vous recevrez une lettre d’information trimestrielle, qui vous informera des développements chez Mainfreight, sur le marché, ainsi que de cas clients pertinents. Nous vous informerons également de nos services par e-mail et pouvons éventuellement vous envoyer une invitation par e-mail à une journée clients. Mainfreight envoie ces mailings sur la base de ses propres intérêts légitimes. Vous pouvez vous désinscrire de ces mailings en cliquant sur l’option de désinscription au bas de chaque e-mail. Après votre désinscription, nous supprimons votre adresse e-mail de la liste de diffusion dans un délai de 1 semaine.

Mainfreight vous enverra également les e-mails nécessaires pour vous adresser un devis demandé, confirmer votre expédition et répondre à vos questions.

Enquêtes clients


Mainfreight envoie des enquêtes clients sur une base régulière et aléatoire pour pouvoir améliorer en permanence les produits et services que nous vous offrons. Nous traitons votre nom, e-mail, numéro de téléphone, raison sociale et le contenu des commentaires que vous faites via ces enquêtes, et partageons ces informations en interne avec les équipes pertinentes, selon le questionnaire. Le cas échéant, nous pouvons vous contacter pour clarifier des choses.

Demandeurs d’emploi

Pour savoir de quelle manière nous traitons votre candidature, veuillez consulter la déclaration de confidentialité publiée sur nos différents sites Web d’offres d’emploi :
- https://careers.mainfreight.com Mainfreight Europe
- http://www.team.mainfreight.com/ Mainfreight Nouvelle-Zélande


Visiteurs du site d’entreprise

Pour pouvoir garantir la sécurité des visiteurs du site d’entreprise de Mainfreight, nous utilisons des images de caméra et des listes d’inscription, ce qui est un intérêt légitime de la part de Mainfreight.

Images de caméra

Le site d’entreprise de Mainfreight est surveillé par des images de caméra pour pouvoir lutter contre le crime et la fraude. Il est donc possible que vous soyez filmé lorsque vous visitez notre site d'entreprise. Cela est clairement indiqué sur des panneaux d’avertissement sur le site. Ces images de caméra sont stockées pendant maximum 4 semaines après leur enregistrement, sauf en cas d’incident. Dans ce cas, les images pertinentes sont stockées jusqu’au règlement de l’incident.

Listes d’inscription

Pour être au courant à tout moment du nombre de personnes (visiteurs compris) présentes sur son site d'entreprise, Mainfreight utilise une liste d’inscription pour les visiteurs. Chaque visiteur est tenu de remplir cette liste d'inscription en indiquant leurs nom, numéro de téléphone professionnel, numéro de plaque d'immatriculation et l'heure d'arrivée et de départ. En cas d’urgence, Mainfreight sera en mesure de vérifier à partir de ces listes d’inscription quels visiteurs se trouvent encore dans le bâtiment ou sur le site. Les listes d’inscription sont conservées pendant 1 semaine.

Données personnelles reçues indirectement via des tiers

Il se peut que nous recevions vos données personnelles par le biais de tiers. Cela peut être le cas dans les situations suivantes :

Clients e-commerce/clients B2C


Nous prestons des services d’entreposage et d’expédition pour une large gamme de clients, et certains d’entre eux offrent des activités d’e-commerce ou des activités B2C à leurs clients. Les commandes qui nous parviennent de leur part, sont partagées avec nous pour le traitement des commandes, l’expédition et la livraison, ainsi que pour le suivi et la communication. C’est pourquoi vos coordonnées, détails des commandes et l’adresse de livraison sont partagés avec nous.

Autres parties logistiques

Nous recevons également des demandes d’expédition d’autres parties logistiques. Les données personnelles fournies à ces parties seront partagées par eux avec nous, pour nous permettre de réaliser ces expéditions. Pour cela, les données personnelles suivantes (si des adresses privées existent) sont partagées avec nous : adresse de chargement, adresse de livraison, contact adresse de chargement/livraison, catégorie de marchandises et autres détails de livraison.

Sécurité de données personnelles

Mainfreight prendra des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer que vos données personnelles soient bien protégées, compte tenu de l’état de la technique, des coûts d’application, de la nature, de la portée, du contexte et du but du traitement, ainsi que des risques de probabilité et de gravité variables pour les droits et libertés des personnes physiques.

Par ces mesures de sécurité, Mainfreight tente de protéger les données personnelles contre un traitement non autorisé et illégal, et d’éviter la perte, la destruction ou la détérioration accidentelle de données personnelles.

Partage de données personnelles avec des tiers et/ou des pays tiers

Si vous vous trouvez en dehors de la Nouvelle-Zélande et que vous choisissez de nous donner des informations, sachez que nous transférons les informations, dont vos données personnelles, à la Nouvelle-Zélande pour les traiter (également) là-bas.

Mainfreight partagera vos données personnelles avec d’autres parties dans des cas spécifiques uniquement, par exemple en cas de nécessité pour la mise en œuvre du contrat, en cas d’obligation légale ou à la demande d’une autorité compétente, lorsque vous avez donné votre accord à cet effet ou si Mainfreight a un intérêt légitime de le faire.

Comme certaines expéditions et demandes ne sont pas gérées par nos soins, nous pouvons demander à un autre prestataire logistique de traiter votre expédition et d’utiliser des vols charters, agences, compagnies aériennes et compagnies de transport. Pour pouvoir réaliser votre expédition, nous donnerons uniquement les données strictement nécessaires à ces prestataires.

Veuillez remarquer que si vous nous contactez par e-mail, le contenu sera contrôlé sur la présence éventuelle de contenu malveillant et stocké chez une partie externe également, implantée en Australie.

Mainfreight utilise MailChimp et MailPlus pour envoyer des mailings et MainMail (notre lettre d’information numérique). Mainfreight fait appel à AskNicely pour envoyer des enquêtes clients et recevoir également des rapports de suivi. MailChimp et AskNicely sont deux entreprises basées aux États-Unis, et ont été certifiées par le bouclier de protection des données UE-États-Unis et offrent donc un niveau de protection adéquat.

Lorsque ces parties sont établies en dehors de l’Union européenne, Mainfreight prendra des mesures de sécurité appropriées pour s’assurer que vos données personnelles soient protégées de manière adéquate. Dans des pays pour lesquels la Commission européenne a publié une décision d’adéquation, un niveau de protection approprié est déjà en place. Dans d’autres cas, Mainfreight utilisera des clauses contractuelles types, telles qu’établies par la Commission européenne.

Vos droits

Vous avez le droit de demander à Mainfreight d’accéder, de rectifier ou de supprimer vos données personnelles et le droit de limiter le traitement de données vous concernant. Dans certains cas, vous avez également le droit de contester des formes spécifiques de traitement et de demander que vos données personnelles vous soient transférées.

Vous recevrez une réponse à votre demande dans un délai maximum de 1 mois. Ce délai peut être prolongé de 2 mois en fonction du nombre de demandes et/ou de leur complexité. Nous vous en informerons également dans un délai de 1 mois. Si votre demande est rejetée, nous vous en expliquerons également la raison. Si vous n'êtes pas d'accord avec notre réponse ou avec le rejet de votre demande, vous aurez la possibilité d'adresser une réclamation à l'Autorité nationale de surveillance ou d'introduire un recours auprès du tribunal. Voici une vue d’ensemble des différentes Autorités nationales de surveillance :

Pays-Bas Autoriteit Persoonsgegevens
Belgique Gegevensbeschermingsautoriteit 
Allemagne Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Royaume-Uni The Information Commissioner’s Office
France Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
Italie Garante per la protezione dei dati personali
Roumanie The National Supervisory Authority for Personal Data Processing
Pologne The Bureau of the Inspector General for the Protection of Personal Data -
GIODO

Sécurité

Mainfreight prendra des mesures appropriées pour s’assurer du traitement de vos données personnelles en conformité avec les lois et réglementations en vigueur, ainsi que de la protection de ces données personnelles contre un traitement non autorisé et illégal, une perte, destruction et un dommage. Mainfreight applique, par exemple, des procédures de sécurité strictes, notamment pour empêcher des personnes non autorisées d'accéder à vos données personnelles.

Partage de données

Si vous vous trouvez en dehors de la Nouvelle-Zélande et que vous choisissez de nous donner des informations, sachez que nous transférons les informations, dont vos données personnelles, à la Nouvelle-Zélande pour les traiter (également) là-bas.

Mainfreight partagera vos données personnelles avec d’autres parties dans des cas spécifiques uniquement, par exemple en cas de nécessité pour la mise en œuvre du contrat, en cas d’obligation légale ou à la demande d’une autorité compétente, lorsque vous avez donné votre accord à cet effet ou si Mainfreight a un intérêt légitime de le faire.

Comme certaines expéditions et demandes ne sont pas gérées par nos soins, nous pouvons demander à un autre prestataire logistique de traiter votre expédition et d’utiliser des vols charters, agences, compagnies aériennes et compagnies de transport. Pour pouvoir réaliser votre expédition, nous donnerons uniquement les données strictement nécessaires à ces prestataires.

Mainfreight utilise MailChimp et MailPlus pour envoyer des mailings et MainMail (notre lettre d’information numérique). MailChimp est basée aux États-Unis, mais a été certifiée par le bouclier de protection des données UE-États-Unis et offre donc un niveau de protection adéquat.

Lorsque ces parties sont établies en dehors de l’Union européenne, Mainfreight prendra des mesures de sécurité appropriées pour s’assurer que vos données personnelles soient protégées de manière adéquate. Dans des pays pour lesquels la Commission européenne a publié une décision d’adéquation, un niveau de protection approprié est déjà en place. Dans d’autres cas, Mainfreight conclura des accords contractuels individuels avec le tiers en question. Vous pouvez obtenir à tout moment une copie des mesures de sécurité.

Contact

Pour plus d’informations sur la présente Déclaration de confidentialité, vos droits ou le traitement de vos données personnelles à d’autres égards, veuillez contacter :

Mainfreight Europe
FAO Data Protection Officer
Industriestraat 10
7041 GD ’s-Heerenberg
Pays-Bas
privacy@eu.mainfreight.com

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